evento

La asistencia y repercusión de un evento, virtual o presencial (taller, seminario, encuentro, presentación o congreso), dependerá de la visibilidad que tenga la actividad y de la expectativa que se cree en torno a ésta, mediante una difusión creativa y oportuna, utilizando varios canales.

Las acciones a realizarse antes del evento incidirán en la asistencia; el tener una hoja de ruta con responsabilidades se convierte en un requerimiento indispensable para efectuar el seguimiento correspondiente.

Síntesis:

Etapas para difundir un evento para que sea exitoso

1. ANTES DEL EVENTO: establece una planificación y organiza un equipo de trabajo; crea contenido informativo y promocional; elabora una base de datos; confirma la asistencia, entre otras acciones.
2. DURANTE: redacta contenidos que sinteticen las exposiciones y transmite vía streaming.
3. DESPUÉS: Divulga micro vídeos, fotos y notas que resuman las intervenciones; evalúa las acciones realizadas y agradece.

A continuación se mencionan varias acciones a desarrollarse durante las tres etapas de difusión: antes, durante y después del evento.

Antes del evento:

• Organiza un equipo y diseña un plan de trabajo, con un objetivo, cronograma y responsabilidades.
• Verifica que en la fecha prevista para el desarrollo del evento no se hayan programado otras actividades masivas como la transmisión de un partido de fútbol o el estreno de una película, porque éstas incidirán en el interés de los posibles participantes. Si esto sucede coordina el cambio de fecha u horario.
• Diseña la imagen corporativa del evento, una vez que se defina su nombre, temática y fecha del mismo.
• Crea una página del evento, en la cual se incluya la agenda, una página de registro de asistencia, hoja de vida de expositores, mapa con la ubicación, correo electrónico y número telefónico para atender consultas, vídeo promocional, entre otra información.
• Consolida una base de datos de posibles interesados (público objetivo).
• Envía una invitación personalizada mediante correo electrónico o herramientas de mensajería como Whatsapp, Messenger o Telegram.
• Coloca un banner o imagen destacada en tu página web y en las cuentas empresariales o institucionales.
• Produce un micro vídeo promocional y mensajes de expectativa para redes sociales. Incluye también un “llamado a la acción”, como inscríbete en esta página, llama ahora para obtener información, entre otras.
• Contrata anuncios pagados en redes sociales, páginas webs relacionadas o medios tradicionales, si el presupuesto lo permite.
• Crea un hashtag o etiqueta para incluirla en las publicaciones en redes sociales.
• Publica un blog con información destacada del evento.
• Difunde la hoja de vida de los expositores y de la temática que tratarán.
• Crea una página del evento en Facebook.
• Envía recordatorios y confirma asistencia.
• Involucra a influenciadores del sector como participantes o expositores y solicita que también realicen la difusión del evento; también es importante relacionar a los patrocinadores, aliados y líderes de opinión.
• Usa descuentos o incentivos para adquirir entradas, si es un evento pagado.
• Elabora presentaciones creativas y de preferencia multimedia.
• Envía un boletín de prensa a periodistas que cubran el sector, en el cual se debe incluir datos de un contacto en caso de requerir mayor información.
• Contáctate con colegios, universidades, organizaciones no gubernamentales, cámaras de comercio, instituciones públicas, entre otras, para promocionar la actividad.
• Contrata la elaboración de roll ups para que sea ubicado tras los expositores; en caso de que el evento sea virtual incluye el logotipo durante la transmisión.
• Actualiza los perfiles de tus cuentas en redes sociales con un banner del evento.
• Determina palabras claves relacionadas con la temática.
• Redacta una descripción atractiva de la acción a desarrollarse.
• En tu firma de correo electrónico incluye información del evento, como un banner o enlace a la página de la organización.

Durante el evento:

• Efectúa la cobertura del evento mediante streaming.
• Difunde notas que sinteticen las exposiciones y conclusiones, con fotos relacionadas.
• Filma testimoniales para publicarlos en redes sociales con los hashtag previstos.
• Realiza una encuesta sobre la difusión.

Luego del evento:

• Divulga micro vídeos, una galería fotográfica y notas que sinteticen las exposiciones.
• Envía una nota informativa a medios de comunicación y realiza la gestión para que se realice la difusión.
• Evalúa todas las acciones realizadas, mediante la consolidación de resultados de la encuesta.
• Agradece a quienes intervinieron.

Además, es importante mantener una relación cercana con los organizadores para informar el avance del plan de difusión y posteriormente el resultado obtenido.

Adapta las acciones de comunicación señaladas en función del tipo de evento planificado, indícanos si faltó mencionar alguna actividad de promoción o pide asesoramiento.

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