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La asistencia y repercusión de un evento, virtual o presencial (taller, seminario, encuentro, presentación o congreso), dependerá de la visibilidad que tenga la actividad y de la expectativa que se cree en torno a ésta, mediante una difusión creativa y oportuna, utilizando varios canales.

Las acciones a realizarse antes del evento incidirán en la asistencia; el tener una hoja de ruta con responsabilidades se convierte en un requerimiento indispensable para efectuar el seguimiento correspondiente.

Síntesis:

Etapas para difundir un evento para que sea exitoso

ANTES DEL EVENTO: establece una planificación y organiza un equipo de trabajo; crea contenido informativo y promocional; elabora una base de datos; confirma la asistencia, entre otras acciones.
DURANTE: redacta contenidos que sinteticen las exposiciones y transmite vía streaming.
DESPUÉS: Divulga micro vídeos, fotos y notas que resuman las intervenciones; evalúa las acciones realizadas y agradece.

como difundir un evento exitoso - comunicate360.com

A continuación se mencionan varias acciones a desarrollarse durante las tres etapas de difusión: antes, durante y después del evento.

Antes del evento:

Organiza un equipo y diseña un plan de trabajo, con un objetivo, cronograma y responsabilidades.
Verifica que en la fecha prevista para el desarrollo del evento no se hayan programado otras actividades masivas como la transmisión de un partido de fútbol o el estreno de una película, porque éstas incidirán en el interés de los posibles participantes. Si esto sucede coordina el cambio de fecha u horario.
Diseña la imagen corporativa del evento, una vez que se defina su nombre, temática y fecha del mismo.
Crea una página del evento, en la cual se incluya la agenda, una página de registro de asistencia, hoja de vida de expositores, mapa con la ubicación, correo electrónico y número telefónico para atender consultas, vídeo promocional, entre otra información.
Consolida una base de datos de posibles interesados (público objetivo).
Envía una invitación personalizada mediante correo electrónico o herramientas de mensajería como Whatsapp, Messenger o Telegram.
Coloca un banner o imagen destacada en tu página web y en las cuentas empresariales o institucionales.
Produce un micro vídeo promocional y mensajes de expectativa para redes sociales. Incluye también un “llamado a la acción”, como inscríbete en esta página, llama ahora para obtener información, entre otras.
Contrata anuncios pagados en redes sociales, páginas webs relacionadas o medios tradicionales, si el presupuesto lo permite.
Crea un hashtag o etiqueta para incluirla en las publicaciones en redes sociales.
Publica un blog con información destacada del evento.
Difunde la hoja de vida de los expositores y de la temática que tratarán.
Crea una página del evento en Facebook.
Envía recordatorios y confirma asistencia.
Involucra a influenciadores del sector como participantes o expositores y solicita que también realicen la difusión del evento; también es importante relacionar a los patrocinadores, aliados y líderes de opinión.
Usa descuentos o incentivos para adquirir entradas, si es un evento pagado.
Elabora presentaciones creativas y de preferencia multimedia.
Envía un boletín de prensa a periodistas que cubran el sector, en el cual se debe incluir datos de un contacto en caso de requerir mayor información.
Contáctate con colegios, universidades, organizaciones no gubernamentales, cámaras de comercio, instituciones públicas, entre otras, para promocionar la actividad.
Contrata la elaboración de roll ups para que sea ubicado tras los expositores; en caso de que el evento sea virtual incluye el logotipo durante la transmisión.
Actualiza los perfiles de tus cuentas en redes sociales con un banner del evento.
Determina palabras claves relacionadas con la temática.
Redacta una descripción atractiva de la acción a desarrollarse.
En tu firma de correo electrónico incluye información del evento, como un banner o enlace a la página de la organización.

Durante el evento:

Efectúa la cobertura del evento mediante streaming.
Difunde notas que sinteticen las exposiciones y conclusiones, con fotos relacionadas.
Filma testimoniales para publicarlos en redes sociales con los hashtag previstos.
Realiza una encuesta sobre la difusión.

Luego del evento:

Divulga micro vídeos, una galería fotográfica y notas que sinteticen las exposiciones.
Envía una nota informativa a medios de comunicación y realiza la gestión para que se realice la difusión.
Evalúa todas las acciones realizadas, mediante la consolidación de resultados de la encuesta.
Agradece a quienes intervinieron.

Además, es importante mantener una relación cercana con los organizadores para informar el avance del plan de difusión y posteriormente el resultado obtenido.

Adapta las acciones de comunicación señaladas en función del tipo de evento planificado, indícanos si faltó mencionar alguna actividad de promoción o pide asesoramiento.

#Comunícate360Ec

Si crees que el tener una cuenta en redes sociales significa tener presencia en internet podrías limitar la proyección de tu marca, en el país y fuera de él. Actualmente, cerca de 400 millones de sitios estarían activos en todo el mundo, con diversos objetivos y contenidos.

Estadística mundial

Se estima que mil ochocientos millones de sitios web fueron registrados en el mundo, según el portal: “Internet live stats”, de los cuales el 25% de ellos están activos, con información propia de cada marca.

Además, Verisign, empresa proveedora global de servicios de registro de nombres de dominio e infraestructura de Internet, luego de su revisión de nombres de dominio informó que el tercer trimestre de 2020 cerró con 370,7 millones de registros de nombres, la mayoría de ellos .com (150,3M).

Beneficios de tener una página web:

El disponer de un sitio web propia genera varios beneficios, que se indican a continuación:

Credibilidad que brinda seguridad al usuario, gracias a la inclusión de información de la empresa o institución, como la dirección física, detalle de la experiencia, testimonios de clientes, seguridad informática del sitio, entre otros aspectos.

Presencia digital para conseguir más seguidores o potenciales clientes.

Canal adicional para optimizar la comunicación con los usuarios y mantener interactividad con ellos.

Ventas o aumento del comercio electrónico o eCommerce, debido a la implementación de herramientas informáticas y de procesos seguros y funcionales, entre otros factores.

Posicionamiento e incremento del valor de la marca en varios canales; por ejemplo, en el correo electrónico personal y en la papelería se puede incluir el dominio de una marca (www.comunícate360.com).

Fidelización de los actuales usuarios o clientes, gracias a contenidos que generan valor.

Exposición de servicios y productos mediante un portafolio digital, el cual permite mostrar su trabajo, proyectos o casos de éxito.

Difusión de acciones a ejecutarse o realizadas, en beneficio de los usuarios. El informar y educar a las personas sobre su accionar debe ser uno de los objetivos prioritarios.

Disponer de un medio propio, con una disponibilidad del 99% del tiempo.

Inclusión en los principales buscadores: Google, Bing y Yahoo, luego de solicitar la indexación o registro del sitio.

Competencia con empresas o pymes similares, que dispongan de una página web.

Control total del medio, gracias a lo cual se puede efectuar las mejoras inmediatas que se requieran, como el diseño responsivo de la página o adaptación a celulares.

Aplicación del manual de identidad corporativa, en el cual se incluyen consideraciones básicas para el uso correcto y aplicación gráfica de la marca (aplicaciones básicas, uso de tipografía y cromática, entre otros).

Acceso a estadística especializada sobre las acciones que realizan los usuarios en la página web, como las entradas más visitadas, las “palabras claves” de consulta, el tiempo que se demoran en el sitio, entre otras. Google Search Console puede ser una herramienta muy útil para obtener los datos señalados, luego de la vinculación de la página con la herramienta.

Ahorro en publicidad y otros costos, porque se dispone de un escaparate propio para difundir campañas y otros contenidos.

Conclusión:

El sitio web genera más ventajas que una cuenta en una red social; éste debe tener un contenido que aporte permanentemente, acorde a las necesidades informativas del público objetivo.

Cómo difundir un evento para que tenga éxito